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Facilitación (de reuniones)

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Una facilitadora guiando una discusión durante una reunión.

La facilitación en el ámbito empresarial, organizacional y comunitario se refiere al proceso de diseñar y ejecutar una reunión o taller para lograr un conjunto acordado de objetivos por un equipo.[1]​ Usualmente, permite la toma de decisiones por consenso de forma ágil y colaborativa.

La facilitación se encarga de todas las tareas necesarias para lograr un resultado productivo e imparcial que refleje los objetivos acordados y los entregables definidos previamente por el "dueño" de la reunión o cliente.[2]

Áreas de aplicación

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La facilitación sirve las necesidades de cualquier grupo que se reúne con un propósito común, ya sea para tomar una decisión, solucionar un problema, o sencillamente intercambiar ideas e información. Es utilizada [en una amplia gama de situaciones y ocupaciones, incluyendo sitios de trabajo, actividades de salud y disfrute, planeación organizacional y desarrollo comunitario".[3]​ La facilitación no pretende orientar al grupo a una decisión específica, ni intenta distraer o entretener.

Algunos consideran que esta se centra más específicamente en grupos que realizan aprendizaje experiencial.[4]​ En particular esto está asociado con los conceptos de aprendizaje activo, de autoridad tutelar y de coaching. Muchas de las técnicas de facilitación moderna han sido investigadas y clasificadas por John Heron, pionero de la investigación co-operativa.[4][5]

La facilitación como rol organizacional

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La función del facilitación emergió como un rol con un conjunto específico de habilidades en los 1980s. Tiene semejanzas con el rol que la presidencia de la junta o secretaría general cumple en una reunión, pero va más allá, participando y guiando activamente al grupo hacia un consenso, sin influenciarlo hacia una decisión específica.[6]

Así mismo, la Asociación Internacional de Facilitadores ha definido un núcleo de competencias que incluye seis competencias principales y varias sub-competencias en su framework de Competencias Núcleo de Facilitación, que soportan una amplia gama de dinámicas de facilitación.[7]

Dinámicas de facilitación

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Definir las reglas de juego

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Este paso inicial, a menudo ignorado por principiantes, es un componente crítico del proceso de facilitación. Definir las reglas de juego es especialmente importante en reuniones sobre problemas difíciles, o para entrenar. Estas reglas son usualmente reiteradas al inicio de la reunión facilitada o taller, para asegurar que los participantes entiendan los roles que se emplearán, y las responsabilidades de cada uno.

Algunas de las reglas de juego más resaltantes para una facilitación exitosa son:

  • Estar abiertos a sugerencias
  • Construir sobre lo construido, no abatir ideas
  • Dar espacio a los demás (para hablar o expresarse)
  • Respeto mutuo
  • Que la facilitadora no sea la "dueña" del tema en discusión, y que la identidad del "dueño" del tema en discusión, o cliente, sea clara
  • Reglas del encuentro, como time-outs y procedimientos
  • Cómo se registrará y tratarán asuntos no resueltos
  • Que, durante la reunión, sea claro que el "dueño" del tema no es el "dueño" del proceso de facilitación. Esta persona solo debe dar perspectiva o conocimiento. La facilitadora es la "dueña" del proceso durante la reunión.

Todas estas están estrechamente relacionadas con la idea de facilitación como herramienta de empoderamiento.

Consultar con el cliente

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La facilitadora trabajará con el cliente, quien es alguien en una organización o grupo diverso quien esta solicitando la facilitación, y ha invitado a la experta. En esta etapa, se intenta entender el propósito y resultados esperados de la reunión, al discutirlo con el cliente.

Preparar la reunión o taller

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La preparación será realizada o dirigida por la facilitadora. En esta etapa se consideran en detalla la ubicación y método de reuniín, sea este físico o virtual por medio de videoconferencia. Usualmente se entrevista a todos los stakeholders claves para confirmar que se entiende su perspectiva, y el objetivo esperado de la facilitación.

Definir la agenda

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Los participantes de la facilitación deben entender detalladamente cuáles son los puntos a tratar durante la facilitación, cómo se tratará cada uno, y con cuánto tiempo se cuenta. Usando técnicas de colaboración, permitiran a los participantes entender todos los temas a discutir y todas las posibles rutas de solución. La facilitadora diseña la agenda para soportar el proceso, basado en sus discusiones con los participantes, y en la experiencia profesional de la misma.

Aclarar normas del grupo

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Como para la mayoría de trabajo de equipo exitoso, es importante que las normas del grupo se discutan y aclaren abiertamente al iniciar la facilitación. En general, se recomienda que ningún participante haga suposiciones sobre la forma en que los demás interactúan, y que se hagan esfuerzos para adaptarse a diferentes culturas y organizaciones.

Entender dinámica del grupo

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Mientras se desarrolla el proceso de facilitación, la facilitadora esta intensamente alerta a signos leves, verbales o no-verbales, que puedan indicar problemas para la colaboración del grupo. La facilitadora puede guiar al grupo para que caiga en cuenta de estas dinámicas perjudiciales, y las intente resolver.

Tareas de los facilitadores

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El rol de facilitador, aunque puede ser cubierto por una sola persona, es usualmente compartido por múltiples facilitadores. Esto, debido a la complejidad y número de tareas que deben realizarse antes, durante, y después de una facilitación.

Antes de una reunión

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  • Investigar el objetivo de la reunión.
  • Encontrar el verdadero propósito u objetivo (si existe) de la reunión.
  • Establecer quiénes deben ser los participantes.
  • Diseñar una agenda y diseñar los procesos de colaboración en grupo para obtener los resultados esperados.
  • Compartir la agenda con los participantes, ajustándola si es necesario.
  • Asegurarse que todos los participantes están completamente informados sobre la reunión, y que todos conozcan el propósito y potenciales consecuencias de la reunión.

Durante una reunión

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  • Supervisar la agenda.
  • Llevar el tiempo.
  • Liderar el proceso del grupo.
  • Alentar la participación de todos los asistentes.
  • Ayudar a los participantes a entender diferentes puntos de vista.
  • Fomentar soluciones que incorporan diversos puntos de vista.
  • Alinear el comportamiento de los participantes.
  • Crear un espacio seguro.
  • Enseñar nuevas formas de pensar y facilitar actividades estructuradas de colaboración.
  • Registrar acuerdos, con términos y frases consensuadas.
  • También, registrar temas no resueltos para posteriores debates.

Después de una reunión

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  • Usualmente, el facilitador escribe y publica los resultados de una reunión a todos los interesados, incluidos aquellos quienes no pudieron asistir.

Véase también

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Referencias

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  1. Strauss, David (2002): How to make collaboration work. SF, BK Publishers.
  2. Schwarz, Roger et. al. (2011): The Skilled Facilitator: A Comprehensive Resource for Consultants, Facilitators, Managers, Trainers, and Coaches, Willey.
  3. Hogan, Christine (2004). Understanding Facilitation: Theory and Principles. Kogan Page. ISBN 978-0749438265. 
  4. a b Heron, John (1999). The complete facilitator's handbook. Kogan Page. ISBN 0-7494-2972-0. OCLC 40980744. Consultado el 28 de marzo de 2021. 
  5. Heron, John (1996). Co-operative inquiry : research into the human condition. Sage Publications. ISBN 978-0-85702-289-9. OCLC 654439855. Consultado el 28 de marzo de 2021. 
  6. Strauss, David (2002): How to make collaboration work. SF, BK Publishers
  7. Schuman, Sandor. (ed) (2005) The IAF Handbook of Group Facilitation: Best Practices from the Leading Organization in Facilitation. San Francisco: Jossey-Bass